Relance automatique des pièces manquantes
Vos clients sont relancés pour leurs pièces manquantes sans que vous ayez à y penser.
La collecte des pièces comptables se met à tourner toute seule. Le système repère ce qui manque au dossier et relance le client pour ses justificatifs, à votre place. Vous suivez l’avancement et vous gardez la main.
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.
La cause numéro une de vos retards : les pièces qui n’arrivent pas
Un dossier attend parce que le client n’a pas encore envoyé ses pièces. Pour avancer, quelqu’un ouvre le dossier, repère ce qui manque, écrit un mail, note qui a répondu, puis relance une deuxième fois. À refaire pour chaque client, surtout en période fiscale. C’est cette collecte des pièces clients qu’on automatise.
Comment se déroule une relance automatique
- Détection
Le système lit le dossier et repère les pièces manquantes
À partir de votre logiciel de production et de votre boîte mail, il compare ce qui est attendu pour le dossier et ce qui est déjà arrivé. Vous n’ouvrez plus chaque dossier pour pointer ce qui manque.
- Relance
Un email de relance personnalisé part au client
Le message reprend le nom du client, la liste exacte des pièces attendues et l’échéance. Il part à votre nom, sans que personne n’ait à le rédiger dossier par dossier.
- Rappel
Une relance de rappel suit si le client ne répond pas
Au bon moment, un second message part de lui-même au client qui n’a encore rien envoyé. Plus besoin de noter quelque part qui a répondu et qui reste à relancer.
- Collecte
Le suivi se met à jour quand les pièces arrivent
Le collaborateur voit où en est la collecte des pièces, dossier par dossier, et reprend la main dès qu’une pièce attendue est là. C’est tout ce qu’il a à faire.
Bonjour,
Il manque encore votre relevé bancaire de février et deux factures d’achat pour boucler votre dossier.
Vous pouvez les déposer directement en répondant à ce mail.
Une relance claire, envoyée à votre nom
Le client reçoit un email qui liste précisément les pièces qui manquent à son dossier et la date à laquelle vous les attendez. Il dépose ses justificatifs en répondant au message. Le collaborateur garde la main sur le contenu et le ton des relances, et peut les relire avant qu’elles partent, surtout les premiers mois.
Ce que le système relance pour vous
Le même mécanisme couvre toutes les pièces comptables que vous attendez d’un client pour avancer sur son dossier.
Les factures et justificatifs d’achats et de ventes attendus pour boucler le dossier.
Les relevés bancaires et les pièces de caisse que le client tarde à transmettre.
Les notes de frais et justificatifs de dépenses encore manquants au dossier.
Les documents attendus à l’ouverture d’un nouveau dossier client.
Vous décidez quelles pièces sont attendues par type de dossier. Le système se branche sur votre logiciel de production et sur votre boîte mail pour détecter ce qui manque et relancer le bon client. Pas de migration.
Vous fixez les règles, le système enlève la corvée
Vous décidez quelles pièces sont attendues, à partir de quand on relance et à quelle fréquence. Vous pouvez relire les relances avant qu’elles partent. Le système vous évite de courir après vos clients pour leurs pièces, il ne décide pas à votre place. Pour le construire, on travaille sur des données anonymisées, dans le respect de votre secret professionnel.
Combien de dossiers attendent à cause des pièces manquantes ?
On regarde votre collecte des pièces clients et on vous montre ce qui peut se relancer tout seul. Audit gratuit, 30 minutes, sans engagement, réponse sous 24h.
Merci, c’est noté.
On revient vers vous sous 24h pour caler votre audit. À très vite.